Política de Privacidade

A quem esta política se aplica

Esta política trata do Entidades 360 Gestão, o painel da entidade: a retaguarda administrativa do Entidades 360, usada pela equipe das organizações que adotam a plataforma — associações comerciais, CDLs, sindicatos e demais entidades de classe. Ele funciona como aplicativo instalado no celular e no tablet e também no navegador do computador, pelo mesmo endereço.

Não existe cadastro público no aplicativo. Nenhuma tela do Entidades 360 cria conta para quem está de fora. O seu acesso é criado dentro do painel por quem já administra a organização, com o papel e as permissões que ela define, e pode ser alterado ou encerrado por ela a qualquer momento. É um aplicativo de uso profissional.

É esse ponto que torna esta política diferente das outras duas do Entidades 360. No Portal do Associado e no App do Consultor, quem usa o aplicativo vê principalmente os próprios dados. Aqui não: o painel é a ferramenta com que você trabalha os dados de outras pessoas e empresas — o cadastro dos associados, a ficha dos colaboradores, o financeiro e o histórico comercial da organização. Por isso esta página fala de duas coisas, nesta ordem: primeiro o que a plataforma trata sobre você, depois o que o aplicativo dá acesso e de quem é a responsabilidade por esses dados.

Quem responde pelos dados

O Entidades 360 é uma plataforma usada por várias organizações, como associações comerciais, CDLs, sindicatos e entidades de classe. Cada organização tem os seus próprios dados e os seus próprios usuários dentro do sistema.

• A organização que concedeu o seu acesso normalmente administra os usuários e determina como as informações da operação dela são usadas: é ela que cadastra, convida, corrige e decide o que registrar no sistema.
• Reale Tech Soluções em TI Ltda, fornecedora da plataforma, realiza os tratamentos necessários para hospedar, manter, proteger, dar suporte e disponibilizar o Entidades 360 para essa organização.
• A qualificação jurídica exata de controlador e de operador, em cada caso, segue o contrato firmado entre a organização e a fornecedora, e é nele que ela deve ser lida.

Na prática, isso significa que pedidos sobre o conteúdo do seu cadastro de acesso, das suas permissões, do seu histórico de uso ou dos registros da organização que você consulta no painel costumam ser resolvidos mais rápido pela própria organização, que é quem os mantém. Os canais de contato estão no fim desta página.

Os dois lados do que você vê no painel

Ao usar o painel, você trata dados pessoais de outras pessoas em nome da organização. O que você consulta, altera, exporta ou imprime é atividade profissional dela, registrada em trilha de auditoria com o seu nome, e deve seguir as regras internas dela e a legislação aplicável.

Dados que podem ser tratados

Nem toda organização usa todos os recursos, então parte do que está listado pode não existir no seu caso.

Sobre você, que opera o painel

• nome e identificação do usuário dentro da organização;
• e-mail, que é também o seu login;
• telefone, quando registrado no seu cadastro;
• dados de autenticação: a senha, armazenada por meio de hash criptográfico (o aplicativo não guarda a senha em texto legível e não consegue recuperá-la), e registros de acesso;
• foto de perfil, quando você envia uma;
• papel e permissões atribuídos pela organização, e as entidades a que você tem acesso;
• preferências de uso, como o tema claro ou escuro e as escolhas de exibição das telas;
• data, hora e endereço de rede do seu último acesso;
• o registro das alterações que você faz no sistema: o que mudou, em que cadastro, quando, de que endereço de rede e com qual navegador ou aparelho. É a trilha de auditoria, e ela existe para que a organização saiba quem alterou o quê;
• as perguntas que você digita para a assistente de resultados e a conversa correspondente, quando a organização usa esse recurso (ver a seção sobre a assistente).

O que não é tratado sobre você: o cadastro de acesso não tem CPF, não tem endereço residencial e não tem dado bancário ou de cartão. O painel não cobra nada de você e não vende nada dentro do aplicativo.

Da organização e de terceiros, que o painel apresenta

• empresas associadas: razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço, contatos, coordenada no mapa, imagens, produtos e serviços, plano e situação associativa;
• pessoas: nome, CPF, data de nascimento, e-mail, telefone, endereço, foto e os demais campos do cadastro que a organização mantém;
• colaboradores e diretoria: vínculo, cargo, entidade, gestão e mandato;
• financeiro: títulos a receber e a pagar, baixas, formas de pagamento, movimentos, plano de contas, centros de custo, inadimplência e dados de cobrança;
• eventos e espaços: inscritos, cortesias, presenças, certificados, reservas e locações;
• histórico comercial: negociações, interações, carteira, metas, comissões e os registros de campo dos consultores, incluindo visitas com posição e foto de check-in;
• fornecedores: cadastro, documentos e contatos;
• conteúdo: publicações, convênios, indicadores e as páginas do site da entidade.

A assistente de resultados e o provedor de inteligência artificial

O painel oferece uma assistente de resultados, que responde por texto a perguntas sobre os números do painel de resultados e do DRE. Ela aparece apenas nessas duas telas, apenas para quem tem a permissão correspondente e apenas quando a plataforma está com o recurso ligado.

Ela funciona com um provedor externo de inteligência artificial, e é importante que isso esteja claro: quando você pergunta alguma coisa à assistente, saem da plataforma para esse provedor a sua pergunta como você a escreveu, as mensagens anteriores da mesma conversa e os números que as consultas internas trouxeram para responder — valores por conta do plano de contas, por centro de custo e por competência, no formato em que a tela os mostra.

O que não é enviado: as consultas que alimentam a assistente devolvem resultados agregados, e não listas de pessoas. Nome, CPF, e-mail, telefone e endereço de associados, colaboradores ou pagadores não fazem parte do que o aplicativo manda para o provedor. A exceção depende de você: o campo da pergunta é livre, e o que você digitar nele será enviado. Não escreva ali dados pessoais de terceiros.

O provedor fica no exterior, e por isso esse envio é uma transferência internacional de dados. A conversa e o consumo correspondente ficam registrados na plataforma para que a organização possa acompanhar o uso e o custo.

O que o provedor declara sobre o que recebe. A documentação pública dele informa que o conteúdo enviado pela interface de programação não é usado para treinar os modelos dele sem autorização expressa do cliente, e que as requisições e as respostas ficam armazenadas por 30 dias, para auditoria de uso abusivo, e são apagadas depois desse prazo. Essa é uma declaração do provedor, publicada por ele, e é nessa condição que ela aparece aqui: nós a reproduzimos porque é verificável, e não a convertemos em garantia nossa. O país em que ele processa os dados não consta dessa documentação, e por isso esta página não o afirma.

O recurso é controlável, e desligá-lo não afeta o resto do painel. Ele depende de estar ativado na plataforma, de a organização conceder a permissão de conversar com a assistente e do limite de consumo que ela define. Sem qualquer um dos três, a assistente não aparece e nenhuma informação sai para o provedor. Todos os demais recursos do painel funcionam do mesmo jeito com ela ligada ou desligada.

Localização

O painel usa a localização do aparelho em um lugar: o botão "usar minha posição" do mapa, quando você está marcando o ponto de uma empresa associada. A posição obtida serve para centralizar o mapa naquele instante; o que fica salvo é a coordenada da empresa, não a sua.

• a permissão é pedida pelo navegador, no momento do uso, e pode ser recusada;
• recusar não impede nada: o ponto se marca clicando no mapa ou preenchendo o endereço;
• não há leitura contínua, não há histórico de posições e não há acompanhamento em segundo plano;
• nenhuma posição sua é gravada pelo aplicativo.

O painel exibe registros de localização feitos por outras pessoas — as visitas e as rotas dos consultores em campo, que o App do Consultor registra. Esses dados são da organização e estão descritos na política daquele aplicativo, que é onde eles são coletados.

Arquivos: envio, download e impressão

O painel recebe arquivos que você envia: imagens de logomarca, capa, galeria, produtos, fotos de pessoas e de colaboradores, imagens do site da entidade, o estatuto em PDF e arquivos de faturamento que a organização importa. A seleção é feita pelo seletor de arquivos do sistema; o aplicativo não abre a câmera por conta própria.

O painel também gera arquivos para você baixar — relatórios e documentos em PDF e exportações em CSV — e permite imprimir algumas telas de relatório. É a diferença mais visível entre esta ferramenta e os outros dois aplicativos, e ela merece um aviso: um arquivo baixado ou impresso sai do controle da plataforma e passa a estar no seu aparelho, na sua conta de nuvem ou no papel. Ele costuma conter dados pessoais de associados, colaboradores e pagadores, e a guarda dele passa a ser responsabilidade sua e da organização.

Para que os dados são usados

• dar acesso ao painel e autenticar você com segurança;
• aplicar as permissões definidas pela organização, mostrando a cada pessoa o que ela pode ver e fazer;
• registrar a autoria das alterações, para que a organização tenha controle interno sobre o que muda no sistema;
• operar o que a organização faz com a plataforma: manter o quadro social, cobrar, organizar eventos, administrar espaços, publicar conteúdo e acompanhar resultados;
• comunicar-se com você sobre o serviço: redefinição de senha, avisos de funcionamento e mensagens operacionais;
• proteger o serviço: prevenir acesso indevido e abuso, investigar incidentes e manter os registros técnicos necessários a isso;
• cumprir obrigações legais e regulatórias aplicáveis à plataforma e à organização.

O que não é feito com os seus dados: não há publicidade, não há venda de dados, não há perfil comportamental e não há ferramenta de análise de comportamento dentro do aplicativo.

Com quem os dados são compartilhados

A plataforma não vende dados e não os cede para uso próprio de terceiros. O compartilhamento existente é o necessário para o serviço funcionar:

• com a organização que concedeu o seu acesso: ela vê quem você é, quando você entrou e o que você alterou;
• provedor de envio de e-mail: para entregar as mensagens do sistema, tanto as que você recebe quanto as que a organização dispara pelo painel para os associados dela;
• plataforma de mapas: para desenhar o mapa e converter endereço em coordenada, quando uma tela de cadastro usa mapa;
• provedor de mensageria (WhatsApp): apenas quando a organização usa esse canal para falar com os associados dela;
• instituição de pagamento: quando a organização emite cobrança online pelo painel, vão para ela os dados necessários à cobrança do pagador — nome, documento, valor e vencimento. Isso é recebimento da organização; não há compra feita por você dentro do aplicativo;
• provedor de inteligência artificial: nas condições descritas na seção da assistente, e somente quando o recurso está ligado;
• serviço de fontes tipográficas: as fontes das telas são carregadas de um serviço externo, que recebe apenas a requisição do arquivo da fonte;
• provedor de hospedagem: para manter o sistema no ar;
• autoridades: quando houver obrigação legal, ordem judicial ou requisição legítima.

Transferência internacional. Parte desses serviços é operada por empresas estrangeiras, e nesses casos os dados necessários ao serviço são processados fora do Brasil. É o caso da plataforma de mapas, do serviço de fontes e do provedor de inteligência artificial.

Cookies e dados guardados no seu aparelho

O painel usa cookies e armazenamento local para funcionar, e não usa cookies de publicidade nem de rastreamento entre sites. O que fica no aparelho é:

• o cookie de sessão, que mantém você conectado;
• o cookie de segurança contra falsificação de requisição;
• a opção "continuar conectado", quando você a marca;
• preferências da interface: tema claro ou escuro, escopo de entidade escolhido, estado das listagens e a recusa do convite para instalar o aplicativo;
• os arquivos do próprio aplicativo guardados para ele abrir rápido e mostrar um aviso quando você estiver sem conexão. Nenhum dado da organização é guardado no aparelho para uso sem conexão: sem rede, o painel avisa e não mostra cadastro, financeiro nem relatório.

Por quanto tempo os dados são guardados

O tempo de guarda de cada informação depende do motivo pelo qual ela existe:

• enquanto durar o seu acesso: o cadastro do usuário, as permissões, a foto de perfil e as preferências. Encerrado o acesso pela organização ou por pedido seu, eles deixam de existir na forma que identifica você;
• enquanto forem necessários à operação da organização: os registros que ela mantém no sistema — cadastro dos associados, financeiro, eventos, espaços, conteúdo e histórico comercial;
• pelo prazo das obrigações legais: os registros ligados às obrigações contábeis, fiscais e trabalhistas da organização;
• pelo tempo necessário à segurança: os registros de acesso e os registros técnicos do servidor, que servem para proteger as contas, prevenir abuso e investigar incidentes;
• enquanto o registro correspondente existir: a trilha de auditoria das alterações feitas no sistema, porque é ela que responde quem mudou o quê e quando. Se a sua conta for excluída, a trilha continua existindo sem os seus dados pessoais: ela diz que houve a alteração, em que registro e quando, e que quem a fez foi um usuário depois excluído;
• pelo prazo do exercício regular de direitos: qualquer registro que precise ser preservado para a defesa da organização ou da fornecedora em processo administrativo, judicial ou arbitral.

As conversas com a assistente de resultados ficam guardadas enquanto a organização precisar delas, e são apagadas no processamento de um pedido de exclusão da sua conta. O registro de consumo correspondente — quantidade processada e custo, sem nenhum conteúdo da conversa — permanece, porque é com ele que a organização apura quanto gastou no período.

Quem define por quanto tempo os dados da operação ficam guardados é a organização que concedeu o seu acesso, que pode ter política própria de guarda de documentos, e ela é o primeiro canal para essa pergunta.

Parte desses registros ainda não tem prazo numérico fixado. Enquanto ele não existir, esses registros são mantidos apenas para as finalidades descritas nesta seção e não são usados para nenhuma outra. Definidos os prazos, eles passam a constar nesta página, com a data do topo atualizada. Pedidos de exclusão são avaliados conforme a seção de direitos, logo abaixo.

Seus direitos

Conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), você pode pedir:

• confirmação de que seus dados são tratados;
• acesso aos dados que temos sobre você;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• informação sobre como os dados são usados e com quem são compartilhados;
• exclusão de dados, quando isso for juridicamente aplicável;
• revogação do consentimento, quando o tratamento se apoiar nele;
• os demais direitos previstos na legislação aplicável.

Como excluir a sua conta

O pedido de exclusão dos seus dados pessoais é feito pela página pública Exclusão de conta, que funciona sem login e confirma a identidade pelo e-mail do acesso. O aplicativo não tem um botão que apague o acesso de dentro dele, e isso é decisão: o seu acesso é concedido e revogado pela organização, e um encerramento feito por engano poderia deixar a organização sem quem a administre. A página explica o que é excluído, o que permanece com a organização e o que pedir a ela.

A solicitação é concluída em até 30 dias corridos, contados do pedido, e pode ser concluída antes. Você recebe um e-mail quando ela terminar. Esse prazo é um compromisso do Entidades 360 com você, e não a citação de um prazo legal.

Nem todo dado pode ser apagado a pedido. Registros que a organização precisa manter por obrigação legal ou regulatória, por segurança e prevenção a fraude, ou para o exercício regular de direitos, continuam guardados pelo prazo correspondente, mesmo depois de um pedido de exclusão — e o mesmo vale para os registros que pertencem à organização, e não à sua conta pessoal. Essa retenção é limitada ao necessário: onde um registro continua existindo, a sua identificação pessoal é retirada dele. Quando isso acontecer, você é informado do que foi mantido e por quê.

Segurança

Entre as medidas técnicas e administrativas aplicadas ao Entidades 360 estão:

• tráfego protegido por HTTPS em todo o sistema;
• acesso por autenticação individual, com a senha armazenada por meio de hash criptográfico, que não pode ser revertido para a senha original nem por quem opera o sistema;
• controle de acesso por papéis e permissões, definido pela organização;
• separação dos dados de cada organização dentro da plataforma;
• registros de auditoria das alterações de cadastro e registros de acesso;
• credenciais de serviços externos guardadas de forma criptografada;
• rotinas de cópia de segurança da base de dados.

Nenhum sistema é imune a incidentes. O que se pode afirmar com honestidade é que essas medidas existem, são mantidas e são revisadas, e que um incidente relevante de segurança é comunicado conforme exige a legislação.

Como falar sobre privacidade

Para pedidos sobre o seu cadastro, o seu histórico ou os seus dados dentro do sistema, fale primeiro com a organização que concedeu o seu acesso: é ela que administra essas informações no dia a dia.

Para assuntos sobre a plataforma em si, o canal da fornecedora é contato@realetech.com.br, e também é possível falar pelo telefone (75) 2102-9200.

Alterações desta política

Quando o funcionamento do aplicativo mudar de um jeito que altere o tratamento de dados, esta página é atualizada e a data no topo passa a ser a da nova versão. Mudanças relevantes também são comunicadas dentro do sistema ou pela organização.